Dernière mise à jour : 15 mars 2024
OXIA Studio est une entreprise incorporée sous le nom de 9415-8441 QUÉBEC INC. ayant son siège social au 4029-4 rue Chardin, Jonquière (Québec) G7Z 1H5. La société offre des services en marketing en ligne et création de contenu (gestion de médias sociaux, rédaction, conception graphique, conception web et stratégie marketing).
En souscrivant et en faisant appel aux services d’OXIA Studio, vous vous engagez à respecter la politique comptable de l’entreprise qui se décline comme suit:
Les paiements doivent être faits sur réception de la facture et/ou lors de la livraison partielle ou complète du projet. En cas de soumissions excédant 1000$, un premier paiement représentant 40% du montant total sera requis pour amorcer le mandat.
30 jours après l’expédition d’une facture et en l’absence d’un paiement, des frais d’intérêts de 2% par mois seront additionnés au montant impayé. Des rappels automatisés de paiement seront envoyés par courriel. Après 90 jours, s’il y a absence de paiement, la facture sera automatiquement confiée à une agence de recouvrement. OXIA Studio se réserve le droit d’ajouter des frais administratifs et pénalités au montant total, tout en respectant les dispositions légales.
Toute facture peut être payée par virement bancaire, par virement Interac, par chèque ou par carte de crédit via notre formulaire de paiement en ligne. Les informations bancaires se retrouvent sur chaque facture, à gauche du champ total. Tout paiement doit être fait au nom de 9415-8441 QUÉBEC INC. et non au nom des consultants ou actionnaires de la société.
*Les chèques ne seront plus traités à compter du 1er janvier 2025.
Règle générale, OXIA Studio offre une expertise en temps à ses clients. Tout service étant réputé comme livré n’est pas remboursable. OXIA se dégage de toute responsabilité quant aux résultats qui peuvent varier des attentes des clients. Le principe des consultants repose sur une relation de confiance, une saine communication avec ses clients ainsi que des objectifs réalistes, mais non garanties. Règle générale, les consultants travaillent en amont pour assurer des effets concrets de leurs actions. Il se peut donc que les attentes et les résultats varient selon la réalité et les espérances.
Toutefois, en cas de prépaiement de services forfaitaires mensualisés, un crédit ou un remboursement est possible dans l’éventualité où il n’y a pas eu d’ajouts ou une demande de service exceptionnelle. En cas d’un projet impromptu, le montant qui devait être crédité sera utilisé pour assurer le paiement de la somme du projet supplémentaire.
Condition de démarrage de projet : Nous souhaitons souligner que l’initiation de tout nouveau projet ou la continuation de services en cours est conditionnée par le règlement intégral des factures émises, qui doit être effectué dans les trente (30) jours suivant leur réception. En absence de paiement dans ce délai, nous nous réservons le droit de ne pas démarrer ou de suspendre les travaux en cours.
Planification et exclusivité : Il est impératif que des échéanciers réalistes soient prévus pour l’exécution des services demandés. Nous offrons l’exclusivité dans notre planification aux clients récurrents, garantissant ainsi une priorité dans notre agenda. Les clients non-récurrents désireux de bénéficier de cette exclusivité peuvent le faire en s’acquittant d’une surcharge correspondant à 30% du tarif régulier.
Dans un principe de respecter la loi canadienne sur les droits d’auteurs, OXIA Studio rappelle ces principes directeurs pour un respect mutuel des propriétés intellectuelles d’oeuvre en tout genre.
Lorsqu’un client fournit des fichiers au fournisseur, il doit s’assurer d’en être propriétaire des droits d’auteurs ou de posséder les droits d’utilisation de ceux-ci. OXIA Studio se dégage de toute responsabilité en cas de réclamation, de poursuite ou plainte concernant l’utilisation interdite de ces fichiers fournis par le client. En cas de doute, le fournisseur se réserve le droit de refuser l’utilisation d’un fichier ayant potentiel de violation dans un optique de protection mutuelle. Ceci n’est pas un aveux de responsabilité envers les fichiers soumis par un client, mais bien d’un principe de respect de la paternité dudit fichier.
OXIA Studio voue un énorme respect aux droits d’auteurs. Pour cette raison, l’entreprise refusera systématiquement toute demande de ses clients de plagier, reproduire en tout ou en partie ainsi que de s’inspirer d’éléments artistiques, web, textuels, graphiques, etc. provenant de plateformes qui ne sont pas la propriété de ses clients ou d’OXIA.
De plus, la notion de plagiat inclut également le principe de copier un texte en provenance d’un autre site web pour le reformuler ou pour gagner du temps. OXIA Studio prône l’originalité et la paternité du contenu par et pour ses clients. En ce sens, si un client plagie du contenu d’autres sources, elle se dégage de toute responsabilité présente ou future.
Lorsqu’un projet est réalisé pour le compte d’un client, OXIA Studio se réserve le droit de paternité desdits projets jusqu’au paiement de la libération des droits d’auteurs ou le paiement complet de la facture, à moins d’avis contraire dans des documents remis aux clients.
Par exemple, un site internet créé pour un client demeure la propriété complète d’OXIA Studio jusqu’au paiement complet de la somme due. Par propriété, on entend les droits sur les codes, les visuels créés, les dispositions générales, la maquette visuelle et certains textes. Elle exclut tout texte ou article mis à jour par le client et susceptible d’être plagié.
En cas de mentions plus strictes ou différentes en raison d’ententes ou de dispositions particulières, la politique de droit d’auteur unique à un projet prévaut à la politique actuelle.
Dans la prestation de ses services, OXIA Studio s’engage à utiliser du contenu original ou ayant été libéré de ses droits d’auteurs. C’est pour cette raison qu’elle paie des licences d’utilisation pour des éléments graphiques, sonores, textuels, créatifs, etc. Ainsi, OXIA dégage ses clients de toute responsabilité entourant de l’utilisation non-conforme de fichiers qui ont pu être utilisés ou intégrés par un consultant ou fournisseur tiers de l’entreprise.
Après paiement complet des sommes dues ou lors de libération de droits d’auteurs au profit du client, OXIA Studio se réserve des droits d’utilisation, de réutilisation et de promotion des projets. Elle s’engage à ne pas l’utiliser au profit d’autres clients à moins d’entente prévue à cet effet.
Dans le cadre de notre collaboration et pour garantir une communication efficace et sécurisée, nous utilisons la plateforme Monday.com. Cette plateforme est un outil interne de collaboration qui facilite la gestion de projets et l’échange d’informations entre OXIA Studio et ses clients. Afin de préserver la confidentialité et la propriété des informations, les règles suivantes doivent être respectées :
Accès Personnalisé : Les accès à la plateforme Monday.com sont strictement personnels et destinés uniquement aux clients ou collaborateurs directement impliqués dans les projets en cours. Ces accès ne doivent en aucun cas être redistribués ou partagés avec des tiers sans l’autorisation explicite d’OXIA Studio.
Propriété Intellectuelle : Les contenus, y compris les tableaux de bord, les configurations et toute autre forme de données organisées sur Monday.com, sont la propriété exclusive d’OXIA Studio, à l’exception des informations brutes qui peuvent appartenir au client. Ces dernières restent accessibles au client et peuvent être retrouvées en dehors de la plateforme.
Demande de Partage d’Accès : Si un client souhaite partager son accès à la plateforme avec un collaborateur ou une partie tierce, il est impératif de soumettre une demande formelle à OXIA Studio. Seule l’approbation d’OXIA Studio peut légitimer un tel partage.
Violation : Toute utilisation non autorisée des accès, toute redistribution sans consentement ou tout autre manquement à cette politique sera considéré comme une violation des droits d’auteur, une brèche de sécurité et une infraction aux termes de l’accord de confidentialité bilatéral entre OXIA Studio et le client. Des mesures appropriées seront prises pour adresser toute violation, qui pourrait entraîner des répercussions légales ou contractuelles.
Offrant des services variés, OXIA Studio s’engage à fournir une expertise au meilleur de ses connaissance et dans le respect des plus hauts standards et dans l’intérêt de ses clients.
Lorsqu’un client possède des attentes découlant de la prestation des services, il peut arriver qu’il y ait des différences en raison d’éléments externes ou d’actions prises par le client ou le fournisseur. Le client est conscient qu’il ne peut pas tenir OXIA Studio et ses fournisseurs responsable de ne pas avoir respecté les attentes, à moins d’avoir commis une faute grave ou de ne pas avoir été suffisamment impliqué et dévoué dans le projet. En outre, la responsabilité professionnelle d’OXIA et de ses partenaires se limite à l’atteinte de résultats concrets, peu importe les résultats prévus/attendus découlant de circonstances externes.
Le tarif horaire d’OXIA Studio a été préalablement mentionné dans une entente de service ou soumission. Le tarif est calculé selon les heures travaillées. Le client est conscient que le fournisseur peut travailler des heures sans qu’il soit en présence du client. Le client ne peut donc prétendre indument que les heures travaillées se limitent à l’implication qu’il a vu de ses yeux. À l’inverse, OXIA Studio ne peut pas facturer des heures non travaillées ou gonfler de façon malicieuse le nombre d’heures. Règle générale, le fournisseur s’engage à respecter la soumission intervenue entre les deux parties. À moins de non implication du client, OXIA doit demander autorisation pour réaliser des dépassements de coûts.
Par échéancier, nous entendons ici de la/les date(s) butoirs de livraison de projets ou d’atteinte de jalons.
OXIA Studio s’engage à respecter les échéanciers demandés par ses clients, pourvu qu’elles soient réalistes et bien identifiées. Elle se dégage de toute responsabilité en absence de communication efficiente du client ou en cas d’urgence de dernière minute.
En respect des autres clients, un changement d’échéancier en cours de mandat n’est pas possible à moins de défrayer la surcharge pour livraison urgente établie à 30% du montant supplémentaire ou du tarif horaire. Le tout est pour garantir une prise en charge urgente et pour compenser de potentielles heures supplémentaires à travailler en dehors des heures de bureau.
Le client s’engage également à fixer des échéanciers réalistes et s’engage à être de bonne foi quant à ceux-ci.
OXIA Studio s’engage à gérer avec diligence les médias sociaux de ses clients. Elle le fait aux meilleures de ses connaissances et avec professionnalisme. Le client s’engage à être impliqué dans le processus en fournissant le plus d’informations possible dans l’atteinte des objectifs établies. En aucun moment OXIA peut être tenue responsable d’une controverse entourant la publication d’un message en fonction d’une demande du client. Sa responsabilité est limitée aux services offerts.
De plus, OXIA Studio offre des services de gestion de médias sociaux organiques. C’est-à-dire qu’elle met en ligne des publications sans payer de publicité pour atteindre une plus large audience. Les honoraires facturées aux clients concernent. la prestation des services et elle se fait sans garantie de ciblage précis. La gestion organique se fait dans un optique de retombées à moyen ou long terme. Les résultats concrets peuvent être constatés sur un trimestre comparativement aux publicités ciblées qui peuvent être analysées en fin de campagne. Le client s’engage en outre d’accorder un délais suffisant à OXIA pour démontrer la force des publications organiques.
Nous tenons à préciser que toute demande d’intervention urgente reçue pendant les congés, les vacances ou les fins de semaine sera soumise à une tarification spécifique. En cas de nécessité d’intervention en dehors des heures ouvrables, un tarif horaire de 150$ sera appliqué, avec un minimum d’une heure facturée, ce qui vise à assurer une gestion efficace et réfléchie des urgences.
Il est important de noter que cette politique exclut les situations d’urgence liées à l’hébergement web, telles que les cas de piratage, les pannes majeures ou tout autre incident technique grave qui ne découle pas d’une manipulation de la part du client. Dans ces circonstances, nous interviendrons conformément aux termes de notre engagement de service, sans frais supplémentaires liés à l’urgence de l’intervention.
Afin de garantir une gestion optimale de la productivité, des priorités et de respecter le droit à la déconnexion numérique, nous instaurons les directives suivantes concernant nos canaux de communication :
Messagerie Personnelle : Nous informons notre clientèle que les messages envoyés via Messenger personnel ne sont pas considérés comme un moyen de communication officiel. Par conséquent, ils ne recevront pas de réponse, et nous ne saurions être tenus responsables des informations ou des situations qui nous sont communiquées par ce biais.
Canaux de Communication Acceptés :
Cette politique vise à clarifier les attentes en matière de communication et à assurer que les échanges avec notre entreprise soient efficaces, sécurisés et conformes à nos standards organisationnels.
Cette politique concerne principalement les services de conception web et d’hébergement web de courtoisie
OXIA Studio conçoit des sites web pour ses clients en utilisant un service d’hébergement externe. L’entreprise sélectionnée est Hébergement Web Canada (WHC), entité canadienne opérant des serveurs écologiques en utilisant l’hydroélectricité. Le fournisseur tiers promeut et offre des services de sauvegarde (backup) allant jusqu’à 14 jours dans un répertoire externe à ses infrastructures de production.
Lors de la mise en ligne d’un site web, le client possède son propre forfait d’hébergement web auprès du fournisseur WHC ou de celui de son choix. Dans cette condition, il est de la responsabilité du client d’opérer ses propres copies de sauvegarde. OXIA se dégage de toute responsabilité découlant de la perte de données provenant de manipulation de tiers. La responsabilité est limité aux manipulations posées par OXIA ou son sous-traitant (ceci exclut le fournisseur d’hébergement).
Il arrive, pour certains clients, qu’un hébergement de courtoisie soit offerte au client moyennant un forfait annuel. Dans cette situation, OXIA Studio demeure garant des fichiers de ses clients. Depuis la perte de données de son fournisseurs d’hébergement, OXIA Studio s’engage à procéder à des copies de sauvegarde occasionnelles, mais elle se fie aux sauvegardes quotidiennes offertes par son fournisseur. En cas de perte complète de site web découlant de faute majeure de l’hébergeur, OXIA Studio remettra la copie de sauvegarde la plus récente sur son répertoire web.
Le client reconnait que ce service d’hébergement de courtoisie se veut un service accessoire puisque l’hébergement web ne figure pas parmi ses spécialités. Il est donc recommandé au client de demander des copies de sauvegarde régulièrement pour un stockage à l’interne
OXIA Studio utilise des plateformes tierces pour gérer ses projets (compte courriel, CRM/ERP). Elle stock des informations de ses clients tels qu’adresse, numéros de téléphone, adresse courriel, noms de personnes ressources, factures, courriels. Toutefois, elle ne sauvegarde pas les informations de paiement de ses clients. Si tel est le cas, elles sont stockées par des institutions financières qui cryptent les données une fois qu’elles sont entrées.
Les termes peuvent changer sans préavis. En cas de réactivation de projets ou de collaboration à long terme, vous vous engagez à visiter régulièrement nos politiques. La date de la mise à jour la plus récente se trouve en en-tête de la présente page.
Studio créatif spécialisé en marketing web pour les PME du Québec, plus précisément celles du Saguenay-Lac-Saint-Jean.
